一、总则
（一）公司档案是在各项活动中形成的全部档案的总和
（二）档案管理工作是公司管理基础工作的组成部分
（三）公司档案具体工作由档案部进行日常管理
二、档案部门设置及其职责
（一）公司档案管理由总经理办公室统一保管
1、制订本公司档案工作的规定、管理办法和工作计划等
2、在统一领导、分级管理的原则下根据本专业的管理要求对档案材料的积累、收集、立卷、归档工作进行监督和指导
3、负责对本公司形成的各门类档案实行综合管理
4、办理领导交办的其他有关档案业务工作
（二）各部门设立兼职档案员
1、认真执行本公司档案工作的规章制度主动向总经理办公室反映档案工作情况
2、根据本公司各部门归档范围负责做好本部门档案材料的收集整理工作并在规定期限内向档案部移交
三、档案接收与整理
1、行政部：
2、人资部：
3、企划部：
4、仓管部：
5、客服部：
6、装备部、工艺部、数字部：
7、财务部：
8、市场部：
（二）归档文件的等级划分及保管期限
（三）档案编号方法
1、以一个立档单位所形成的全部档案为对象
2、档案大类别均以部门前两个字拼音首字母命名
3、工程项目命名
4、非工程项目档案命名
（四）归档方法及要求
1、归档文件材料必须完整
2、涉及项目工程的
3、按要求填写卷内目录、备考表等表格
4、对破损的文件材料在装订的同时应进行加边、修补、或裱糊
四、归档流程
（一）归档时间
（二）档案移交
五、档案保管与统计
（一）公司设置专用档案库
（二）建立档案统计制度
六、档案借阅管理
（一）总经理办公室根据工作需要
（二）建立档案借阅及保密制度
1、借阅资料为普通文件的
2、借阅资料为重要文件的
3、借阅资料为秘密文件的
（三）借阅档案人员必须爱护档案
（四）调阅重要及秘密档案只可在总经理办公室调阅复印件或者扫描件
七、档案鉴定、移交、销毁
（一）根据不同档案材料的分级及保管期限
（二）定期对于已到期的档案进行鉴定
（三）凡经鉴定小组确认已失去保存价值的档案
八、档案保密
（一）总经理办公室主管人员及各部门兼职档案员应在安全的环境下进行整理装订涉密档案
（二）不准向无关人员提供或泄漏档案内容
（三）档案人员不得私自打印、翻印或复制涉密档案
（四）集中销毁保管期限届满且失去保存价值的档案
（五）发生泄密和档案被盗事件时要及时报告领导
《公司档案管理制度细则》
为进一步完善公司的管理体系，建立有效的档案管理制度，实现档案管理工作的的制度化、规范化、科学化，使档案管理更有效的为公司管理工作服务，促进公司的可持续健康发展，根据相关法律法规及规定，并结合我公司实际情况，制定本细则。
一、总则
（一）公司档案是在各项活动中形成的全部档案的总和，是完整地、系统地反映公司各项经营活动的真实记录，是考察和研究公司历史及现状的重要依据。
（二）档案管理工作是公司管理基础工作的组成部分，是维护公司合法权益的重要工作。公司档案管理工作坚持集中统一的原则，由公司行政与人力资源总监统一负责，统一管理。
（三）公司档案具体工作由档案部进行日常管理，其他各部门在工作和业务经营活动中形成的装饰工程、基建、科研、文书、音像、人事、会计、实物等档案均须由公司档案部管理，各部门不得分散保存。
二、档案部门设置及其职责
（一）公司档案管理由总经理办公室统一保管。基本职责为：
1、制订本公司档案工作的规定、管理办法和工作计划等。
2、在统一领导、分级管理的原则下根据本专业的管理要求对档案材料的积累、收集、立卷、归档工作进行监督和指导。
3、负责对本公司形成的各门类档案实行综合管理，积极提供利用。
4、办理领导交办的其他有关档案业务工作。
（二）各部门设立兼职档案员，其主要职责是：
1、认真执行本公司档案工作的规章制度主动向总经理办公室反映档案工作情况，积极配合其开展工作并接受总经理办公室的监督、指导和检查。
2、根据本公司各部门归档范围负责做好本部门档案材料的收集整理工作并在规定期限内向档案部移交，确保本公司档案的完整、真实和安全。
三、档案接收与整理
(一）公司编制文件材料的归档范围，根据各部门的职责不同，主要有以下几个方面：
1、行政部：
A、公司各项规章制度、简介、执照、资质证书、经营计划、管理决策等；
B、与总部及其他单位往来发文；
C、行政管理方面，包括：
1）办公用品管理、采购、出车及维修记录等；
2）日常管理方面的员工考勤，前台的外出登记、钥匙登记、来客记录、电话记录、维修登记、材料收发、设计师排单，公司会议记录、重要谈话、各种总结、报告、请示批复的记录等；
2、人资部：
人事方面的劳动合同、各项协议、员工奖惩、晋升、培训、入职手续、员工资料等。
3、企划部：
A、公司企划方面的宣传方案、形象展示、广告宣传、营销方案等；
B、媒体合作通路的正常询价报价、合作协议合同；
C、年度季度月度或重大节假日的宣传费用预算、决算等；
D、市场调研方案、搜集的客户资料等。
4、仓管部：
仓库管理方面的材料进出登记、核算、保管等内容。
5、客服部：
主要包括客户档案、工程保修、维修派工等；客户投诉记录、客户增值服务记录、客户回访记录、客户意见调查记录 。
6、装备部、工艺部、数字部：
主要包括效果图、施工图、项目报价表、工程施工合同及附件、设计师谈单记录表、部门会议纪要、车间上工排班表、原材料及成品登记表、日常工作日志、新产品研发数据等。
其中数字部机房重要文件备份、集成软件开发源代码等。
7、财务部：
主要包括财务管理中的各种账册、报表、凭证、工资发放，后勤方面的固定资产核算、费用申请等
8、市场部：
有关营销促销活动方案、客户资料、市场调研资料、与客户签订的协议等。
以上各部门归档材料的范围有所变更时应及时通知总经理办公室，以便档案管理及时作出调整。各部门应归档的材料形式包括纸质、音像及实物文件。
（二）归档文件的等级划分及保管期限
需归档的文字、音像及实物材料的分级、保管期限如下：
文件等级 |
文件类型 |
保管期限 |
一级 秘密文件 |
公司各项规章制度、简介、执照、资质证书、荣誉、经营计划、管理决策，与总部及其他单位往来发文，人事方面的各种文件，财务报表、账册、资产核算，合同及司法文书等。 |
永久 |
二级 重要文件 |
会议记录、重要谈话、各种总结、报告、请示批复、企划方面的宣传方案、形象展示、涉及工程项目的文件等 |
五年以上 |
三级 普通文件 |
员工考勤，前台的外出登记、钥匙登记、 来客记录、电话记录 |
